Paperitöiden puuttuminen jättää vähemmän arvailujen varaan: mobiiliteknologian käyttö reaaliaikaiseen tiedonvälitykseen

Joka päivä meriliikenteen kontit kantavat melkein käsittämättömän määrän tavaroita ympäri maailman. Tämän päivän toimitusjärjestelmien laajuudella mikä tahansa kontti on kuin yksittäinen puu laajassa metsässä, mutta mikäli kyseisessä kontissa on sinun tuotteesi, se on maailman tärkein lasti. Haluat tietää tarkalleen missä se on, mihin se on matkalla ja miten se pääsee sinne.

Silti usean vuoden ajan kuljetus- ja toimitustiedot välitettiin puhelimella ja kirjoitettiin käsin. Järjestelmä oli altis virheille. Mutta viestintäteknologian edistysten ja lujitettujen ja kannettavien tietokoneiden tulon ansiosta tulevaisuutta ennakoivat yritykset käyttävät nykyään paljon parempaa tapaa konttien jäljittämiseksi.

Viestinnän puute vähentää tehokkuutta

Speed OY on merikonttikuljetuksiin erikoistunut suomalaisyritys. Speed on kuljettanut merikontteja ja tarjonnut oheispalveluja kuten lupia, tulliselvityksiä sekä tuonti- ja vientiselvityksiä lähes kaksi vuosikymmentä. Vuonna 2008 yritykselle myönnettiin AEO-todistus (Authorized Economic Operator eli valtuutettu taloudellinen toimija), joka on kansainvälinen maailmankaupan luotettavia ja turvallisia tullitoimenpiteitä osoittava todistus. Speed on yksi vain neljästä AEO-todistuksen saaneesta suomalaisyrityksestä. Speed tietää vuosien kokemuksella, että tehokkuus ja viestintä ovat avainasemassa, jotta työ voidaan tehdä hyvin ja asiakkaat pysyvät tyytyväisinä. Nämä asiat mielessä he huomasivat tarpeen paremmalle työtavalle.

Paperipohjaisen järjestelmän tuho

Aiemmin toimitustehtävät välitettiin puhelimitse kuorma-autojen kuljettajille, jotka raapustivat pikaisesti kontin tunnistenumerot lähimmälle paperilapulle. Muodollinen tai tehokas asiakirjajärjestelmä puuttui. Ja vaikka asiakkaiden tyytyväisyys on Speedille hyvin tärkeää, ainakin kerran viikossa kävi niin, että kuljettaja ei kyennyt hakemaan konttia toimitukseen, koska paperi oli kadonnut tai kuljettaja oli kirjoittanut väärän numeron.

Kontin hakuun tarvittavien perustietojen lisäksi epävirallisessa paperipohjaisessa viestintäjärjestelmässä oli muita ongelmia. Kuljettajat kirjasivat myös kontin painon, toimitusajan ja muut yksityiskohdat paperilapulle ja veivät sitten paperin päivystäjän toimistoon kun ehtivät. Se oli tehoton, aikaa vievä prosessi, joka johti liian moniin inhimillisiin erehdyksiin.

Parhaan teknologian löytäminen

Joten Speed tarkisti prosessin. Huomatessaan sähköisen rekisteröinnin edut he investoivat älypuhelinpohjaiseen viestintäjärjestelmään. Tämä oli eduksi viestintäprosessissa, mutta älypuhelimien kanssa ei ollut järin helppoa työskennellä, eivätkä ne kestäneet toimitusympäristön ankaruutta.

Vasta kun Speed aloitti yhteistyön Handheld Finland OY:n kanssa, ratkaisu muuttui täydelliseksi. Handheld, joka on kestävien kannettavien tietokoneiden toimittaja, ehdotti monipuolista lujitettua kannettavaa M3 Mobile PDA-laitetta, joka tarjoaa helppokäyttöisyyttä, luotettavaa palvelua äärimmäisissä olosuhteissa ja runsaasti Speedin vaatimusten mukaisia ominaisuuksia.

Speed käyttää nykyään M3 Mobilea ajoneuvoissa, joissa laite ottaa vastaan tehtäviä ja lähettää tietoa toimituksista internetin ja tekstiviestien välityksellä.

Paperin poistaminen prosessista

Asiakkaat tekevät tilauksia internetissä täyttämällä Speedin verkkosivuilla olevan lomakkeen omia käyttäjänimiä ja salasanoja käyttäen. Lomake menee autokannan päivystäjälle, joka lähettää sen edelleen tekstiviestinä sopivan kuljettajan M3 Mobileen. Viesti sisältää muun muassa kontin numeron, käsittelyohjeita ja tullin sinetin numeron. Toimitusprosessin aikana kuljettaja käyttää M3 Mobilea päivittääkseen järjestelmän esimerkiksi lähtö- ja saapumisaika-, kuorman paino- ja lastaus- ja purkausaikatiedoilla. Tietojärjestelmä tehostaa myös laskutusprosessia lähettämällä nopeasti tarkat laskut sähköpostilla.

Speedin viestintäjärjestelmä on osa suurempaa online-verkostoa, joka tehostaa koko kuljetusalaa. Kaikki, jotka osallistuvat tuotteen toimitukseen, voivat käyttää internetiä pysyäkseen yhteydessä prosessin aikana - valmistajat, rahtaajat, varastotilat, satamatyöntekijät, kuljettajat ja ne, jotka lopulta vastaanottavat tuotteen.

Lisääntynyt asiakastyytyväisyys

M3 Mobilen käyttö lisää sekä Speedin prosessin nopeutta että tarkkuutta, eikä hajanaisille paperipohjaisille muistiinpanoille enää ole tarvetta. Tämä vähentää myös kustannuksia, koska tiedon siirrossa ei enää tule virheitä. Tärkein asiaa lienee se, että Speedin asiakkaat voivat tarkastella tavarantoimitusprosessia reaaliaikaisena. Tämä tarjoaa asiakkaille ennennäkemättömän palvelutason, tyytyväisyyden ja mielenrauhan.

Näinä päivinä Speedin verkostoa käyttää lähes 1 000 käyttäjää sisältäen tavaran lähettäjät ja vastaanottajat, laivausasiamiehet, kuorma-autojen kuljettajat ja muut. Normaalisti järjestelmän läpi kulkee 100 - 150 tilausta päivässä. Kaikista Speedin hoitamista kuljetustöistä arviolta 90 prosentissa käytetään uutta viestintäjärjestelmää.

M3 Mobilen monipuolisuuden ja teknologisten ominaisuuksien ansiosta Speed jatkaa järjestelmän parantamista. Vuonna 2009 he lisäävät prosessiin vaiheen, joka antaa tavaran vastaanottajille mahdollisuuden liittää sähköisen allekirjoituksen dokumentteihin.

Tietoa M3 Mobile-ratkaisusta

M3 Mobile on PDA, joka sisältää useita integroituja sovelluksia. Speed OY käyttää mallia, jossa on integroituna GPS, GPRS/EDGE ja kamera. Muita konfiguraatioita voivat olla esim. viivakortin lukija, WLAN 802.11b ja Bluetooth. Kestävän muotoilunsa ansiosta tuote kestää pudotuksen 1,5 metristä ja se on harvinaisen joustava ja kevyt. M3 Mobilen IP64-luokitus merkitsee sitä, että se kestää pölyä ja vettä sekä ulkolämpötiloja -20 °C ja +50 °C välillä.

Lisätietoja M3 Mobile laitteestamme löydät sivuiltamme : www.ruggedm3.com

Back